Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan biaya administrasi. Ini merupakan salah satu jenis biaya yang sering dikenakan kepada konsumen atau nasabah bank ketika melakukan transaksi keuangan. Biaya administrasi juga kerap dibebankan untuk transaksi pembayaran seperti membayar biaya tagihan listrik dan lain-lain. Biaya administrasi sering dikatakan sebagai salah satu jenis biaya umum. Lalu, apa pengertian biaya administrasi dan bagaimana cara menghitungnya?
Pengertian Biaya
Sebelum membahas mengenai biaya administrasi, tidak ada salahnya jika kita mengupas sedikit mengenai biaya. Biaya merupakan komponen terpenting dalam akuntansi manajemen dan akuntansi biaya suatu perusahaan. Ada beberapa macam definisi biaya. Biaya bisa didefinisikan sebagai pengorbanan ekonomis yang dibuat untuk memperoleh barang atau jasa. Biaya juga bisa berarti suatu pengorbanan yang dapat mengurangi kas atau harta lainnya untuk mencapai tujuan, baik yang dapat dibebankan pada saat ini maupun pada saat yang akan datang.[1]
Biaya dalam perspektif konsumen adalah pengorbanan yang harus dikeluarkan untuk mengonsumsi sejumlah produk, baik barang ataupun jasa. Sementara itu, biaya dalam perspektif produsen atau supplier adalah semua beban yang harus ditanggung oleh produsen untuk menghasilkan suatu produksi (bisa berupa barang atau jasa).
Dalam praktiknya, biaya sering diklasifikasikan, yang bertujuan untuk membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan.[2] Berdasarkan fungsi misalnya, biaya bisa dibedakan menjadi biaya tetap atau fixed cost yang berarti biaya yang jumlah totalnya tetap dalam kisaran perubahan volume kegiatan tertentu. Ada juga biaya tidak tetap atau variable cost yang berarti biaya yang jumlah totalnya berubah sebanding dengan perubahan volume kegiatan.
Apa Itu Biaya Administrasi dan Umum?
Selain itu, dikenal pula biaya administrasi dan umum. Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang dikategorikan menurut fungsi pokok dalam perusahaan. Di kategori ini, biaya administrasi dan umum bersanding dengan biaya produksi serta biaya pemasaran. Namun, ada pula yang mengatakan bahwa biaya administrasi masih menjadi salah satu varian biaya umum.
Terdapat beberapa definisi yang diutarakan mengenai biaya administrasi dan umum. Sebuah pendapat mengatakan, biaya administrasi dan umum adalah biaya-biaya untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan produksi dan pemasaran produk.[3] Sementara itu, opini yang lain berujar, biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang berhubungan dengan fungsi dan administrasi umum.[4] Biaya ini juga bisa disebut sebagai biaya non-produksi utama yang dilaporkan atau ditampilkan dalam laporan laba-rugi.
Jika disimpulkan, biaya administrasi dan umum adalah biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan produksi dan pemasaran produk, yang bertujuan untuk mendapatkan laba, dan kegiatan ini merupakan kegiatan operasional perusahaan. Beberapa contoh yang dapat dimasukkan ke dalam biaya administrasi dan umum antara lain biaya untuk gaji karyawan, biaya pemeriksaan akuntan, biaya untuk photocopy, bonus tahunan, dana kesehatan, biaya komunikasi, asuransi pegawai, dan penyusutan bermacam-macam aktiva tetap, listrik, serta air.
Contoh Biaya Administrasi dan Umum
- Penjualan: beban pokok penjualan, termasuk gaji, biaya iklan, biaya manufaktur, sewa, dan semua biaya dan pajak secara langsung berhubungan dengan produksi dan penjualan produk.
- Administrasi: gaji eksekutif dan pendukung lainnya dan semua pajak yang berkaitan dengan administrasi perusahaan secara keseluruhan.
- Umum: beban usaha umum dan pajak yang secara langsung berhubungan dengan operasi umum perusahaan, tetapi tidak berkaitan dengan dua kategori lainnya.
Menghitung biaya administrasi adalah kemampuan penting yang diperlukan untuk membangun keterampilan administrasi bisnis yang kuat. Pemahaman yang lebih baik tentang cara perusahaan membelanjakan uang dapat membantu Anda mendukung perusahaan Anda dalam meningkatkan cara perusahaan beroperasi. Berikut cara menghitung pengeluaran administrasi perusahaan.
Cara Menghitung Biaya Administrasi
- Langkah pertama, Anda harus mengidentifikasi dan membuat daftar semua pengeluaran. Mempertimbangkan semua biaya, tidak hanya biaya administrasi, akan berguna ketika Anda ingin lebih memahami berbagai jenisnya atau ketika Anda ingin memvisualisasikan bagian mana dari semua biaya yang merupakan biaya administrasi.
- Setelah mencantumkan semua biaya yang membentuk total pengeluaran perusahaan, kategorikan jenis biaya tersebut. Mengidentifikasi pengeluaran administrasi mengharuskan Anda mencari biaya yang tidak terkait langsung dengan produksi atau proses produksi, tetapi biaya yang mendukung keseluruhan organisasi. Setelah Anda mengidentifikasi setiap biaya, pastikan Anda memiliki jumlah yang sesuai untuk rentang waktu yang Anda lacak di samping setiap pengeluaran. Misalnya, Anda dapat menyebutkan bahwa biaya internet merupakan biaya administrasi bulanan yang tetap.
- Meskipun memulai dengan pengeluaran berulang adalah praktik standar, penting untuk mengingat setiap pembelian yang jarang dilakukan perusahaan. Pembelian yang jarang terjadi biasanya merupakan biaya administrasi tunggal yang tidak berulang. Penting untuk menambahkannya ke penghitungan keseluruhan Anda karena biaya tersebut dapat mewakili sebagian besar seluruh pengeluaran yang Anda hitung.
- Langkah selanjutnya ini, Anda dapat menjumlahkan semua pengeluaran yang Anda kategorikan sebagai biaya administrasi. Pastikan Anda telah menghitung jangka waktu yang tepat untuk setiap pengeluaran. Misalnya, jika Anda menghitung pengeluaran administrasi untuk kuartal pertama tahun ini, pastikan Anda melipatgandakan pengeluaran bulanan berulang untuk memperhitungkan pembayaran setiap bulan dibandingkan menggunakan pengeluaran tunggal.
- Jumlah yang Anda hitung pada langkah sebelumnya adalah angka total pengeluaran administrasi Anda. Anda dapat menggunakan metrik ini untuk lebih memahami cara perusahaan beroperasi dan bagaimana biaya administrasi berkontribusi dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Pastikan untuk menyimpan perhitungan Anda, termasuk semua daftar yang Anda buat, karena ini dapat membantu Anda dalam penganggaran atau peramalan keuangan.
Pada perusahaan-perusahaan besar, biaya administrasi dan umum ini timbul pada bagian administrasi, pembukuan, perbekalan, dan bagian staf. Biasanya, biaya administrasi dan umum perusahaan akan terus mengalami peningkatan setiap tahunnya. Ada beberapa penyebab, seperti naiknya biaya untuk gaji karyawan, harga alat kantor yang mengalami kenaikan, serta pembelian alat-alat baru untuk menunjang proses produksi.
(Panca)
[1] Mursyidi. 2008. Akuntansi Biaya (Cetakan Pertama). Bandung: Refika Aditama, hlm. 14.
[2] Pongantung, Artika Kartini, W. S. Manopo, J. Mangindaan. 2018. Analisis Biasa Menurut Variable Costing untuk Pengambilan Keputusan Menerima atau Menolak Pesanan Khusus pada Perusahaan Kue Bangket Tokin. Jurnal Administrasi Bisnis UNSRAT, Vol. 6(1).
[3] Mulyadi. 2009. Akuntansi Biaya Edisi ke-5. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN.
[4] Supriyono. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian Biaya serta Pembuatan Keputusan. Yogyakarta: BPFE, hlm. 250.
