Ada banyak biaya yang perlu diperhitungkan oleh perusahaan, termasuk biaya untuk karyawan. Sering juga disebut gaji atau upah, salah satu sistem pembayaran gaji yang cukup populer digunakan banyak perusahaan adalah payroll. Lalu, apa sebenarnya sistem pembayaran gaji menggunakan payroll dan bagaimana cara menghitungnya?
Sebelum membahas mengenai sistem payroll, tidak ada salahnya jika kita mengupas sedikit mengenai biaya. Biaya dapat dikatakan sebagai sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau kemungkinan akan terjadi untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya adalah kas atau nilai ekuivalen kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi di saat ini atau di masa yang akan datang.[1]
Dalam suatu perusahaan atau pabrik, dikenal biaya produksi. Biaya produksi adalah biaya yang digunakan untuk mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan biasanya terdiri dari tiga unsur, yakni bahan baku langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik.[2] Nah, untuk biaya tenaga kerja langsung, biasanya disebut upah atau gaji.
Gaji umumnya merupakan wujud penghargaan yang diberikan perusahaan kepada para pekerjanya atas kontribusi mereka untuk perusahaan tersebut.[3] Merupakan kebutuhan pokok pekerja, pemberian gaji memang tidak boleh sampai terlambat dan salah perhitungan. Pasalnya, perhitungan gaji yang salah dapat menyebabkan mundurnya waktu pemberian gaji, yang bisa menimbulkan huru-hara di perusahaan dan dapat merugikan karyawan yang bersangkutan.
Untuk meminimalkan hal tersebut, akhirnya dikenal sistem penggajian. Secara garis besar, sistem penggajian adalah serangkaian kegiatan bisnis dan operasi yang bertujuan untuk menyelesaikan segala transaksi pembayaran dan penyerahan jasa yang dilakukan karyawan. Sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi yang saling berkaitan satu sama lain.
Apa Itu Sistem Payroll?
Dari sekian banyak sistem penggajian, salah satu yang cukup populer dan sering digunakan adalah payroll. Payroll, mengutip Investopedia, adalah skema penggajian dari perusahaan kepada karyawan mereka untuk jangka waktu tertentu, dengan tanggal pencairan sudah ditentukan. Sistem ini diklaim akan memudahkan perusahaan dalam proses penggajian karyawan, terutama yang punya banyak pekerja, karena perhitungannya dilakukan secara otomatis dan akurat.
Di banyak perusahaan besar, payroll biasanya dikelola secara khusus oleh departemen tertentu yang mengelola keuangan perusahaan. Departemen payroll ini harus bekerja dengan cepat, tepat, dan akurat agar gaji karyawan dapat diberikan dengan baik dan tepat waktu setiap bulan. Sementara itu, untuk perusahaan kecil dengan jumlah karyawan dapat diberikan yang sedikit, pengelolaan gaji karyawan masih dapat dilakukan secara manual.
Manfaat Sistem Payroll
- Aplikasi payroll dalam sistem penggajian akan memudahkan karyawan untuk mengetahui rincian laporan gaji setiap bulannya. Pasalnya, payroll memberikan gambaran detail tentang berapa persentase potongan, misalnya untuk pajak dan BPJS, hingga gaji bersih yang mereka terima.
- Untuk bagian keuangan perusahaan, sistem payroll akan memudahkan kerja mereka ketika masa gajian tiba. Mereka dapat menghemat waktu dalam proses penggajian karyawan. Misalnya ada karyawan yang absen kerja, sistem payroll akan menghitung jumlah gaji karyawan pada hari itu secara otomatis.
- Dengan sistem payroll, perusahaan dapat membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan atau karyawan mereka dengan lebih mudah dan efisien.
Meskipun inti dari penggajian pada dasarnya adalah untuk membayar karyawan, tetapi penting bagi perusahaan untuk melakukannya dengan benar dan mematuhi hukum saat mengelolanya. Karena itu, memilih bagaimana perusahaan mengelola penggajian adalah keputusan yang sangat penting, sehingga memberikan pertimbangan menyeluruh adalah sesuatu yang harus diprioritaskan.
Metode Penghitungan Payroll
- Metode netto, adalah jumlah yang diterima karyawan sudah termasuk pemotongan, seperti untuk pajak penghasilan dan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Jadi, karyawan akan menerima gaji bersih tanpa repot menghitung jumlah potongan yang ada.
- Metode gross, mengharuskan karyawan untuk melakukan perhitungan dan pembayaran pribadi untuk besar pajaknya.
- Metode gross up, merupakan metode yang mengharuskan perusahaan memberikan tunjangan pada gaji karyawan sesuai dengan besaran pajak dan pembayaran iuran jaminan sosial. Jadi, perusahaan yang memakai metode ini akan menanggung semua biaya pajak dan iuran dengan memberikan tunjangan pajak di setiap gaji yang dibayarkan.
Penggajian dengan sistem payroll tidak lepas dari kelemahan, terutama jika masih dilakukan secara manual. Untuk meminimalkan hal tersebut, diterapkan e-payroll atau electronic payroll. E-payroll akan memberikan remunerasi karyawan secara elektronik. Biasanya berbentuk aplikasi atau software yang akan melakukan penghitungan gaji sesuai dengan peraturan perusahaan. Aplikasi ini juga terhubung dengan bagian Human Resources (HR) untuk mendapatkan database karyawan, absensi, keterlambatan, izin, cuti, dan data lain yang diperlukan untuk penghitungan gaji.
(Panca)
[1] Simamora, Hery. 2012. Akuntansi Manajemen. Riau: Star Gate Publisher, hlm. 36.
[2] Worotitjan, Calvin Riedel Fredrik dan Jenny M. 2016. Analisis Perhitungan Biaya Produksi pada pt. Manado Nusantara Informasi (Koran Sindo). Jurnal EMBA, Vol. 4(1): 974-981.
[3] Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.
